Google Drev er en tjeneste på internettet  – en cloud tjeneste eller en tjeneste, der ligger i skyen. Det kan siges på flere måder, men betyder, at ens data ikke ligger på ens egen harddisk, man gemmes på internettet. 

Det har flere fordele:

1. Hvis pc’en går i stykker eller bliver stjålet, har man stadig sine tekster, regnskaber, billeder eller musik. Man fortsætter, hvor man slap, på en anden pc. 
2. Man behøver ikke at have sin pc med sig for at se eller arbejde med sine ting. Man går på nettet i It Cafeen, på biblioteket eller et andet sted, logger ind på din Google konto og fortsætter, hvor man slap.  Og man kan også få adgang til og arbejde med sine data fra sin mobiltelefon. 
3. Også kan man dele med andre og man kan være flere, som ser eller arbejder med den samme fil. 

Man kan lægge filer fra sin pc op på drevet, og man kan installere et program på pc’en, som synkroniserer filer fra ens pc med drevet på internettet. Så er ens data gemt på internettet, så man ikke behøver at tage backup og ikke mister noget, hvis der sker noget med pc’en.

Data i filer og mapper

Dokumenter, regneark, billeder og så videre gemmes i filer. Filerne ordnes i mapper. For eksempel har vi i en mappe til alt indhold til brug for nyhedsbrevet og i den har vi mapper til for eksempel til billeder og ting til møder  –  referater og dagsordner og andet. 

Mapper og filer kan være personlige eller delte. Hvis du har en Gmail-adresse, har du også en Google-konto, og adgang til at gemme filer og oprette dokumenter i dit Google drive.   

I figuren ovenfor er et udsnit af Nyhedsbrevets mappe på Google Drive. De tre øverste ikoner (møder, billeder og adresser) er mapper, de to nederste er filer. 

Fildeling

Både filer og mapper kan være enten personlige eller delte. Når du opretter filer eller mapper i dit eget drev, er de som udgangspunkt personlige. Det er kun dig selv, som kan se dem.  Den lille figur i mapperne og til højre for filnavnet ved dokumenterne viser, at både mapper og filer er delte. Alle, som har modtaget et link til mappen eller filen, har adgang.  

På figuren til højre kan man se, hvordan man får adgang til filer i sit drev. Punktet Mit drev viser alle dine egne filer. Det markerede punkt, Delt med mig, er et link til de mapper og filer, som andre har givet dig adgang til. 

Delte filer ligger ikke på dit personlige drev, de ligger hos den, som har delt dem med dig, men du kan arbejde med dem, som om de lå hos dig selv. 

Når en mappe bliver delt med flere personer, kan alle, som den er delt med, åbne den og arbejde med den. Flere kan arbejde med den på en gang. 

Hvis en mappe er delt, har alle, den er delt med, adgang til alle filer i den. Men man kan også dele et enkelt dokument i en mappe. Det giver så kun adgang til den fil, ikke til de andre i mappen. 

I et dokument er der oppe i højre hjørne en knap til deling. 

Der er to måder at dele foldere eller dokumenter på. 

1. Med et link, som sendes i en mail
   1. Alle med linket har adgang til filen eller mappen (og alle filer i mappen). Det betyder, at alle modtagere kan dele linket med andre, så man ikke selv har styr på, hvem der har adgang. 
2. Med bestemte personer
   1. Man skriver en mailadresse på hver person, som skal have adgang. Det giver fuldstændigt styr på, hvem der får adgang, men i praksis er der ofte problemer med at få adgang, især for emailadresser, som ikke er Gmail.

Der er tre niveauers adgang til filer:

1. Redaktion
   1. Man kan rette, skrive og slette indhold i en fil. 
2. Kommentere
   1. Man kan markere tekststumper og skrive kommentarer til dem. Men ikke tilføje noget til selve teksten og man kan ikke slette noget. 
3. Læseadgang
   1. Man kan læse dokumentet, men ikke hverken rette, tilføje eller slette noget. 

Oprette filer og mapper

Man kan oprette filer og mapper i sit drev. Der er en knap i venstre side af skærmen, der hedder Ny. Ved at klikke på den, får man en menu med en række valg. 

Man kan oprette en ny mappe under den mappe man er i, og man kan hente (uploade) en fil eller en mappe fra sin pc. 

Og man kan oprette en ny fil med Googles programmer. 

Brug Google Drev til backup

Man kan hente og installere et program, som kan sikre, at filer på ens pc bliver gemt automatisk på Google Drev. Programmet hedder Drev til computer og kan hentes her: https://dl.google.com/drive-file-stream/GoogleDriveSetup.exe. Når programmet er installeret, åbner man  det og klikker på Indstillinger og Præferencer.

Klik på Mapper på din computer til venstre.

Fra denne menu kan man tilføje mapper, der skal synkroniseres med Drev.

Vær opmærksom på, at filer som slettes på pc’en også slettes på Goggle Drev  –  og omvendt. 

Hvis man vil vide mere om synkronisering, kan det læses her: https://support.google.com/drive/answer/10838124?hl=da#zippy=%2Cdownload-drev-til-computer 

Office pakken

Der hører en Office-pakke til Google Drev, som svarer til Microsoft Office, som mange kender. Der er blandt andet tekstbehandling, regneark, præsentation og mange flere programmer. Man kan åbne tekster fra Word eller regneark fra Excel, som er gemt i drevet,  med programmerne Google Docs (tekstbehandling)  og Google Sheets (regneark). Man kan også rette i filerne og gemme rettelserne, men det kan ofte give problemer, hvis man vil arbejde med dem i Microsofts programmer på sin pc bagefter.  

Men man kan også arbejde med filen i det format, som Googles programmer bruger. Og man kan oprette og arbejde med dokumenter i selve mappen. Her ser vi kun på Docs til tekstbehandling, men der er mange andre programmer til rådighed. 

Opret et dokument

Når man opretter et nyt dokument (ved at klikke på knappen Ny øverst til venstre og vælge Google Docs fra menuen),ser det øverste af skærmen ud som i figuren herover. 

Det er nogle faste skabeloner, som man kan vælge, men man bare bare ignorere dem og gå i gang med at skrive. Så forsvinder de af sig selv. 

I menuen og bjælken foroven kan man vælge forskellige skrifter, man kan vælge skriftstørrelse, farver og skriftformer, som fed eller kursiv.  Det er som i andre tekstbehandlingsprogrammer, for eksempel Word. 

Der ligger en ti-minutters video på YouTube, som gennemgår de vigtigste muligheder, her. 

Giv dokumentet navn

Når man opretter et nyt dokument, står der Unavngivet dokument i navnefeltet oppe i venstre hjørne af skærmen, over menulinjen. 

Det er en god ide, at give dokumentet et navn, så det er let at finde igen.  Det gør man ved at klikke  i feltet. I eksemplet til højre vil navnet automatisk blive Mit dokument, fordi den første tekst, som er i dokumentet bliver foreslået som navn. Man kan kalde det noget andet, ved at slette forslaget og skrive et andet navn. Man kan også give dokumentet et navn, før man begynder at skrive ved at klikke i navnefeltet og skrive det navn, dokumentet skal have. 

Typografier

Typografier er samlinger af formater, det vil sige skrift, skrifttype (fed, kursiv, understreget,), skriftstørrelse, skriftfarve med mere. 

Der er altid en typografi, når man skriver. Hvis man ikke selv vælger en anden, så skriver man med den, der hedder Normal tekst. Hvis der skal være overskrifter i et dokument, bør man vælge Overskrift 1 til hovedoverskrifter og Overskrift 2 til underoverskrifter. 

Så får hele dokumentet et ensartet udseende (som dette), og hvis man hellere vil bruge en anden skrift, ændre størrelse eller farve for hele dokumentet, så ændrer man typografien, så virker det på hele dokumentet. 

For at ændre typografi bruger man musen eller tastaturet til at markere en en tekst med den typografi, man vil ændre. Så højreklikker man et sted i teksten, og i genvejsmenuen vælger man først Valgmuligheder for format og derefter Opdater [Navn på typografien (i eksemplet her er det Overskrift 2] til at stemme overens med markeringen. 

En anden fordel ved at bruge typografier er, at i lange dokumenter kan man både få vist en oversigt over dokumentet, som man kan bruge til at hoppe fra afsnit til afsnit eller kapitel til kapitel og få dannet en indholdsfortegnelse automatisk. Og den vil henvise til det korrekte sidetal for hvert afsnit  –  også hvis man ændrer i dokumentet, så et eller flere afsnit flytter til en ny side. 

Download et dokument

Når du arbejder med et Google-dokument, bliver det gemt i skyen –  på dit Google Drev.  Det gemmes i et format, som kun kan læses med programmerne i Google Drev. Men hvis du har brug for at sende et dokument til nogen, som ikke kan læse det på nettet, kan du downloade det til din harddisk i mange forskellige formater.